Kegiatan
Public Relations adalah kegiatan yang ditujukan untuk publiknya. Berdasarkan
jenis publiknya kegiatan Public Relations terbagi menjadi dua yaitu :
1.
Eksternal Public Relations
Hubungan dengan publik diluar
perusahaan merupakan keharusan yang mutlak. Karena perusahaan tidak mungkin
berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan yang lain. Karena itu
perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik-publik
khususnya dan masyarakat umumnya.
Salah satunya dengan melakukan
komunikasi dengan publik ekstern secara informatif dan persuasif. Informasi
yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan sempurna berdasarkan fakta yang
sebenarnya. Secara persuasif, komunikasi dapat dilakukan atas dasar membangkitkan
perhatian komunikan (publik) sehingga timbul rasa tertarik.
Masalah yang perlu dipecahkan dalam
kegiatan external public relations meliputi bagaimana memperluas pasar
bagi produksinya, memperkenalkan produksinya kepada masyarakat, mendapatkan
penghargaan dan penerimaan dari publik maupun masyarakat, memelihara hubungan
baik dengan pemerintah, mengetahui sikap dan pendapat publik terhadap
perusahaan, memelihara hubungan baik dengan pers dan para opinion leader,
memelihara hubungan baik dengan publik dan para pemasok yang berhubungan dengan
operasional perusahaan dan mencapai rasa simpatik dan kepercayaan dari publik
dalam masyarakat.
Tindakan-tindakan yang harus
dilakukan external public relations seperti :
1. Menganalisa dan menilai sikap dan
opini publik yang menanggapi kebijaksanaan pimpinan perusahaan dalam
menggerakkan pegawainya dan menerapkan metodenya
2. Mengadakan koreksi dan saran kepada
pimpinan perusahaan, terutama kegiatan yang mendapat sorotan atau kritikan public
3. Mempersiapkan bahan-bahan penerangan
dan penjelasan yang jujur dan objektif agar publik tetap memperoleh kejelasan
tentang segala aktivitas dan perkembangan perusahaan
4.
Ikut membantu pimpinan dalam hal
menyusun atau memperbaiki formasi staf ke arah yang efektif
5. Mengadakan penyelidikan atau
penelitian tentang kebutuhan, kepentingan dan selera publik akan barang-barang
yang dihasilkan perusahaan.
Kegiatan
Eksternal Public Relations ini ditujukan untuk publik eksternal
organisasi/perusahaan, yaitu keseluruhan elemen yang berada di luar perusahaan
yang tidak berkaitan secara langsung dengan perusahaan, seperti masyarakat
sekitar perusahaan, pers, pemerintah, konsumen, pesaing dan lain
sebagainya
Melalui kegiatan eksternal ini, diharapkan dapat menciptakan
kedekatan dan kepercayaan publik eksternal kepada perusahaan. Dengan begitu
maka akan tercipta hubungan yang harmonis antara organisasi/ perusahaan dengan
publik eksternalnya, sehingga dapat menimbulkan citra baik atas perusahaan
dimata publiknya.
Kegiatan hubungan eksternal yang dilakukan oleh seorang Public
Relations Officer, yaitu
a. Hubungan dengan komunitas (community relations)
Membina hubungan dengan komunitas merupakan wujud kepedulian
perusahaan terhadap lingkungan disekitar perusahaan. Ini juga dapat diartikan
sebagai tanda terima kasih perusahaan kepada komunitas. Dengan begitu
menunjukan bahwa perusahaan tidak hanya sekedar mengambil keuntungan dari
mereka, melainkan ikut peduli dan mau berbagi apa yang diperoleh perusahaan
dari lingkungan yang merupakan milik bersama. Hubungan dengan komunitas ini
seringkali diwujudkan dalam program Corporate Social Responsibility.
b. Hubungan dengan pelanggan (costumer relations)
Membina hubungan baik dengan pelanggan, dilakukan agar dapat
meningkatkan loyalitas dan kepercayaan pelanggan terhadap produk dan perusahaan
itu sendiri. Menurut Seitel (2001 : 455) tujuan hubungan konsumen antara lain
(1) mempertahankan pelanggan lama, (2) menarik pelanggan baru, (3)
memasarkan/memperkenalkan produk atau jasa baru, (4) memudahkan penanganan
keluhan pelanggan dan (5) mengurangi biaya. Costumer relations dapat
dilakukan dengan berbagai cara, antara lain plant tour, iklan, film,
pameran, publisitas, brosur, dan special events.
c. Hubungan dengan media massa dan pers (media
& press relations)
Hubungan dengan media dan pers merupakan sebagai alat,
pendukung atau media kerja sama untuk kepentingan proses publikasi dan
publisitas berbagai kegiatan program kerja atau untuk kelancaran aktivitas
komunikasi humas dengan pihak publik. Dengan hubungan baik dengan media
dan pers, perusahaan bisa mengontrol, mencegah, dan meminimalisir
pemberitaan-pemberitaan negatif atau salah tentang perusahaan di media massa.
Hubungan dengan pers dapat dilakukan melalui kontak formal dan kontak informal.
Bentuk hubungan melalui kontak formal antara lain konfrensi pers, wisata pers (press
tour), taklimat pers (press briefing), dan resepsi pers. Sedangkan
bentuk hubungan melalui kontak informal antara lain keterangan pers, wawancara
pers, dan jumpa pers (press gathering).
d. Hubungan dengan pemerintah (government relations)
Hubungan yang baik dengan pemerintah bisa memudahkan
perusahaan dalam menyesuaikan kebijakan yang akan diambil dengan
kebijakan-kebijakan pemerintah, sehingga kebijakan tersebut terwujud sesuai
dengan aturan pemerintah dan tidak melanggar hukum.
Contoh public eksternal PR dalam suatu perusahaan :
1. Mayarakat: Orang yang nantinya
akan membantu kelancaran proses distribusi bahkan bias saja sekaligus menjadi
konsumennya.
2.
Konsumen: Pemakai produk dari
suatu perusahaan.
3. Internet: Bisa menaikkan
jumlah pembelian produk dgn cara melakukan penjualan online.
4. Media: Bisa menaikkan penjualan
dengan memasang iklan yg menarik di media
5.
Bank: Tempat penyimpanan agar
dana perusahaan ttp berputar
6.
Transportasi: Transportasi
yang baik melancarkan proses distribusi produk.
7.
Cuaca: Mempengaruhi pendisteribusian
produk.
2.
Internal Public Relations
Kegiatan Internal Public Relations merupakan kegiatan
yang ditujukan untuk publik internal organisasi/perusahaan. Publik internal
adalah keseluruhan elemen yang berpengaruh secara langsung dalam keberhasilan
perusahaan, seperti karyawan, manajer, supervisor, pemegang saham, dewan
direksi perusahaan dan sebagainya
Melalui kegiatan Internal Public Relations diharapkan
dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik internal dari
organisasi/perusahaan. Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak yang
terkait dalam perusahaan maka akan tercipta iklim kerja yang baik. Dengan
begitu kegiatan operasional perusahaan akan berjalan dengan lancar.
Kegiatan hubungan internal yang dilakukan oleh seorang Public
Relations Officers, yaitu
a. Hubungan
dengan karyawan (employee relations)
Seorang PR harus mampu berkomunikasi dengan segala lapisan
karyawan baik secara formal maupun informal untuk mengetahui kritik dan saran
mereka sehingga bisa dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan kebijakan
dalam organisasi/perusahaan. Seorang PR harus mampu menjembatani komunikasi
antara pimpinan dan karyawan. Karena dengan diadakan program employee
relations diharapkan akan menimbulkan hasil yang positif yaitu karyawan
merasa dihargai dan diperhatikan oleh pimpinan perusahaan. Sehingga dapat menciptakan
rasa memilki (sense of belonging), motivasi, kreativitas dan ingin
mencapai prestasi kerja semaksimal mungkin.
b. Hubungan
dengan pemegang saham (stockholder relations)
Seorang PR juga harus mampu membina hubungan yang baik
dengan pemegang saham, serta mampu mengkomunikasikan apa yang terjadi dalam
organisasi/perusahaan. Karena sebagai penyandang dana, mereka harus selalu tahu
perkembangan perusahaan secara transparan agar dapat meningkatkan kepercayaan
mereka terhadap perusahaan. Dengan demikian akan menghilangkan kesalahpahaman
dan kecurigaan terhadap perusahaan.
Contoh public internal PR dalam suatu perusahaan :
1.
Pimpinan: Memegang kendali
agar perusahaan tetap kokoh
2.
Pemegam saham: Membantu
pimpinan dalam mengendalikan perusahaan
3.
Karyawan: Secara tidak
langsung dan langsung ikut serta mengendalikan perusahaan
4.
Peraalatan perusahaan: Kalau
tidak ada peralatan,perusahaan tdiak dapat memproduksi produk
5.
Produk: Merupakan bagian internal terpenting dalam suatu perusahaan.
6.
Gaji: Kalau gaji layak maka
karyawan akan semakin giat untuk memproduksi produk.
